Wikstan — centralny system planowania produkcji w drukarni

Klient

Wikstan to drukarnia, jakich w Polsce są tysiące: sitodruk, hafty, sublimacja, nadruki na tekstyliach i gadżetach. Kilkanaście tysięcy zleceń rocznie, kilkanaście maszyn w kilku gniazdach i właściwie dwie firmy w jednym organizmie — handlowa, która pozyskuje klienta, i produkcyjna, która drukuje. Park maszynowy z najwyższej półki, ale proces — jak u większości — sklejony przez lata z Excela, maili i wiedzy jednej kluczowej osoby. Każde zlecenie jest inne (inny produkt, nadruk, liczba kolorów, termin), ale sam proces jest powtarzalny — i właśnie dlatego ten chaos dało się rozplątać.

Wyzwanie

Dzień zaczynał się od kierownika produkcji, który ręcznie układał plan na maszyny w arkuszu — 1,5–2 godziny dziennie. Zanim w ogóle zaczął, musiał ręcznie przepisać karty produkcyjne wpadające mailem od handlowców (numer zlecenia, produkt, termin, liczba nadruków, pakowanie) — czysta przepisywaczka pod osobny etat. Do tego dochodziły klasyczne bóle drukarni:

• Dane w trzech miejscach naraz (mail, karta produkcyjna, arkusz planowania) — te same informacje wklepywane po kilka razy, za każdym razem ryzyko literówki i rozjazdu.
• Niespójne nazwy — ten sam produkt zapisany na pięć sposobów; niepełna karta szła dalej, a błąd wychodził dopiero na maszynie.
• Towar nie na czas — zaplanowane zlecenie bez towaru, ręczne przesuwanie terminów i pisanie do handlowca.
• Zakłócenia rozwalające plan — dwugodzinne opóźnienie na jednej maszynie i cały dzień do przełożenia, ręcznie, z głowy jednej osoby.
• Brak widoczności „co mam zrobić dziś" — jeden wspólny arkusz, na którym gubił się priorytet; zlecenia ginęły między matrycownią, farbami, magazynem i drukiem.
• Handlowcy zatopieni w ofertowaniu — dziesiątki tysięcy produktów i setki zależności „produkt × forma nadruku", a wiedza w głowach kilku osób.
• „Trup" po poprzednim wdrożeniu — wcześniejszy pół-system pochłonął dwa lata i nigdy nie ruszył.

Suma: kilkadziesiąt przepalonych godzin miesięcznie, jeden człowiek jako wąskie gardło każdej decyzji i zero realnej widoczności, na jakim etapie jest produkcja.

Rozwiązanie

Nie naginaliśmy Wikstanu pod gotowy system. Zbudowaliśmy jeden centralny „mózg firmy" uszyty pod ich proces i podpinaliśmy pod niego wszystko po kolei, małymi krokami, z wartością widoczną od pierwszego etapu.

Jak to działa

1. Jedna baza zamiast Excela. Dla biura wizualnie nic się nie zmieniło (te same kolumny, statusy, kolory), ale pod spodem usiadł prawdziwy, zdarzeniowy system. Karta produkcyjna wpada raz i sama rozkłada się na wiersze planu — koniec przepisywania.
2. Bramki na wejściu. Zlecenie nie wchodzi na produkcję bez kompletu danych i spójnych nazw — błąd ginie na wejściu, nie na maszynie.
3. Ekrany na stanowiskach. Każde gniazdo ma swój ekran z dużymi kartami zleceń; kolor pokazuje priorytet (dziś / po terminie, 1–2 dni, spokój), a jeden przycisk „GOTOWE" zamyka zadanie. Każdy widzi, co ma zrobić teraz.
4. Automatyczne re-planowanie. Przy opóźnieniu system sam liczy skutki w całym planie i podpowiada, gdzie zwolniło się miejsce i co przerzucić — kierownik akceptuje propozycję, zamiast układać od zera. Brak towaru → zlecenie samo schodzi z planu, a handlowiec dostaje nowy termin automatycznie.
5. Estymacja czasów z historii. System uczy się z trzech lat danych, które Wikstan i tak zbierał (ile trwa rejestracja matryc, ile schodzi 600 sztuk na danym podłożu), i podstawia realne czasy zamiast „na oko".
6. Asystent dla handlowców. Cała wiedza produktowa i historia ofert w jednym miejscu, z wyszukiwaniem hybrydowym; handlowiec dostaje gotową propozycję wariantów (tani / dobry / bardzo dobry), sprawdza i wysyła.

Dane zostają u klienta, model działa w chmurze, a każdą odpowiedź AI system weryfikuje — żeby halucynacja nie weszła na produkcję.

Efekty

Najważniejsza liczba: planowanie produkcji spadło z ~2 godzin do ~10 minut dziennie. Kierownik przestał być wąskim gardłem, odzyskał ponad pół etatu czasu miesięcznie, a firma — pierwszy raz — widzi w czasie rzeczywistym, na jakim etapie jest każde zlecenie.