Ars Athletica — dashboard rezerwacji i grafiku oparty na AI

Klient

Ars Athletica to krakowskie centrum treningu i fizjoterapii. Duży zespół fizjoterapeutów i trenerów personalnych, szeroka oferta (fizjoterapia ortopedyczna, uroginekologiczna, pediatryczna i sportowa, trening personalny i medyczny, zajęcia grupowe), liczna baza klientów i kilka sal, które trzeba między to wszystko rozdzielić.

Wyzwanie

Booking i zarządzanie klientami prowadzone były w Excelu, w dużej mierze „analogowo". Przy dużym zespole, wielu klientach i kilku salach ułożenie grafiku tak, żeby nie było overbookingu, a sale i zajęcia były równo rozdzielone między specjalistów, było bardzo trudne — a do tego trzeba było go na bieżąco zmieniać przy każdej rezygnacji czy pilnej sprawie. Pochłaniało to menedżerom obiektu wiele godzin dziennie i wymagało mnóstwa komunikacji mailowej i SMS-owej z pracownikami oraz klientami. W efekcie i rezerwacja dla klientów, i sama praca trenerów były uciążliwe — organizacja leżała.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy webową aplikację (desktopowy dashboard) opartą na AI do zarządzania rezerwacjami. Pozwala rozłożyć zajęcia, specjalistów i sale w czasie w sensowny sposób, eliminuje overbooking i daje wszystkim — menedżerom, trenerom i klientom — jasny obraz tego, co i kiedy się dzieje.

Jak to działa

• Pełny podgląd rezerwacji w danym tygodniu i miesiącu: kto, do kogo, na co i do której sali przychodzi; które spotkania zostały odwołane, a które są zaplanowane na dziś.
• Asystent AI dla pracownika — szybko podpowiada, co dany specjalista ma zaplanowane na dziś. Menedżer również widzi plan dnia od ręki.
• Podpowiedzi dotyczące sal — które sale mogą wymagać dłuższych przerw, żeby lepiej przygotować się do zajęć.
• Skróty dla menedżerów — np. ile przychodu wpłynęło w zeszłym miesiącu czy przypomnienia typu „tę osobę warto umówić na masaż na jutro".
• Rozliczenia ze specjalistami — liczba wizyt, godziny dostępne / przepracowane / puste, przychód brutto i prowizja klubu.
• Raporty — wizyty u konkretnych specjalistów, wykorzystanie i obłożenie sal, współczynnik odwołań oraz kto najczęściej odwołuje wizyty.

Efekty

• Tygodniowe planowanie grafiku skrócone z ~3 godzin do ~20 minut.
• Overbooking sal spadł do zera.
• Wykorzystanie sal wzrosło o 82% — zasoby są równomiernie obłożone, sale nie stoją puste.
• Prostsza rezerwacja dla klientów i jaśniejsza praca dla trenerów, przy znacznie mniejszej liczbie maili i SMS-ów.

Opinia klienta

„Układanie grafiku co tydzień było moją zmorą — godziny w Excelu i ciągłe telefony. Dzięki pomocy Stana zajmuje mi to dziś kilkanaście minut, sale się nie dublują, a trenerzy i klienci wiedzą, na czym stoją. Żałuję tylko, że nie zrobiliśmy tego wcześniej."